El Libro de Actas de Asamblea en los Consorcios de Propietarios

¿Qué es un Acta?

Un «acta» es un testimonio escrito de algo que se transcribe en el instante mismo de estar sucediendo; por lo tanto, es ilícito el uso de «borradores» u «actas volantes» como se suele emplear en algunos malos Consorcios de Propietarios con el supuesto afán de transcribirlos limpia y claramente; cosa que en los hechos, sabemos que no sucede.

No obstante ello, en algunos casos y dado a una mala gestión administrativa, sucede que el representante legal del Consorcio —quien como mandatario tiene a su cargo la guarda del Libro de Actas—, se niega a llamar a asamblea o a delegar el Libro de Actas a los copropietarios (sus mandantes) para que deliberen.

Cuando esto sucede, los afectados se ven ante la urgente obligación de contratar a un escribano para que certifique un acto de asamblea «autoconvocado» mediante un acta volante. En este caso, y certificación notarial mediante, el uso es legítimamente válido siempre y cuando el acta esté debidamente protocolizada; y lo que en dicha acta se halle trascripto, tendrá validez jurídica y será inapelable.

El Libro de Actas

Todos los actos entre personas reunidas por un mismo fin con el claro propósito de deliberar y acordar algo en torno a un cierto Orden del Día, deben dejar constancia en «actas», las cuales serán contenidas en un libro debidamente foliado.

Se denomina «foja» a cada una de las páginas de un Libro de Actas. Esto quiere decir que por cada hoja, hay dos fojas correlativas (frente y dorso).

La numeración de las actas seguirá correlativamente en los tomos sucesivos del mismo año. Si al finalizar el año quedan más de 5 fojas útiles, se procederá por nota marginal, en el acta siguiente, a consignar el cierre y efectuar la apertura del tomo para el año que se inicia en la otra acta. Caso contrario, se inutilizan.

Las actas se registran en los libros correspondientes, una después de otra, en orden numérico y cronológico, consignándose con números claros en la parte superior de la misma (Acta Nº …).

Todos los libros de actas de un consorcio de propietarios son obligatorios según el Código Civil y Comercial de la Nación y deben ser previamente rubricados por un notario público (escribano) y asentados en el Registro de la Propiedad Inmueble.

¿Cómo está rubricado?

Cuando el Libro de Actas está debidamente rubricado, veremos en la primera hoja del mismo lo siguiente:

1. Número del Libro de Actas (si es el primero, el segundo, etc.);
2. Protocolo notarial conteniendo cantidad de fojas («xxx») de la 1 a la «xxx»;
3. Nombre, dirección y ubicación del Consorcio de Propietarios;
4. Datos del registro del Reglamento de Propiedad (ex Reglamento de Copropiedad y Administración);
5. Firma, sello y matrícula del escribano interviniente en la rúbrica del Libro de Actas;
6. Firma y sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble;
7. Estampillado fiscal;
8. En cada página (foja) y sobre el folio correspondiente, aparecerá un sello del Ministerio de Justicia de la Nación;
9. En la última página (foja) se repetirá la firma y el sello del representante del Registro de la Propiedad Inmueble.

¿Quién tiene la guarda del Libro de Actas?

Con respecto a un Consorcio de Propietarios, la guarda del Libro de Actas corre por cuenta del administrador.

En caso de efectuarse una asamblea, lo ideal sería que éste lo haga llegar al Consejo de Propietarios (si lo hubiere), o entregárselo al Presidente de la asamblea una vez nombrado, para que a la vez, éste se lo haga llegar al Secretario de Actas. Razón por la cual, el administrador deberá retirarse dejando consignado en el acta misma la entrega en consignación temporal a quien corresponda y éste. Pero en la práctica, esto no sucede porque los reglamentos de copropiedad y administración están viciados por prácticas autoritarias y conforme a falta de regulación al respecto.

¿Cómo se hacen las Actas?

1. Deben constar en los libros rubricados.
2. Si se transcriben, han de estar certificadas.
3. Si se fotocopian, debe ser fotocopia «completa» del libro rubricado.

¿Cómo redactar un acta?

En su encabezado debe constar día, lugar y hora; razón social (el nombre del Consorcio) y la firma con aclaración de nombre, apellido y Unidad Funcional a la que representan, en el marginal izquierdo de la foja que la inicia en carácter de «presentismo».

Algunos administradores infieles suelen esgrimir que este acto se hará luego de cerrada la asamblea, lo cual es ilegítimo porque el presentismo de los participantes permite evaluar los porcentuales correspondientes para votar conforme a reglamento.

Una vez establecido el presentismo, en el cuerpo del acta ha de figurar el Orden del Día (temario ordenado). Luego de tratar el tema se dejará escrito si se aprueba o no la decisión a la que se arribó y si la decisión ha sido tomada por unanimidad o por mayoría. Asentar los nombres y apellidos de quienes decidieran estar en desacuerdo o en acuerdo con la moción aprobada.

Puede suceder que el tratamiento del tema no se agote y debe constar que se tratará en una próxima reunión.

Orden del Día

• Definición: Representa el orden en que deberá procederse en un acto de asamblea;
• Etimología: De género masculino («el» orden), define una secuencia de ordenamiento de carácter numeral y progresivo en razón de disposiciones reglamentarias e importancia. Si fuese femenino («la» orden), correspondería a un emplazamiento.
   
• Características: Consta de dos estructuras dispuestas de acuerdo al siguiente orden de importancia:
  1. Disposiciones formales, concernientes a reglamento:
  • 1. Validez de la Asamblea;
    2. Designación de un Secretario de Actas;
    3. Designación del Presidente de la Asamblea;
    4. Designación de los responsables para refrendar el acta.
  2. Disposiciones a tratar: cada uno de los puntos de interés de los propietarios. El ítem llamado «otros temas», no tiene valor jurídico y amén de hallarse prohibido su empleo, en caso de que así sucediese, no podrá ser tomado más que como mera «sugerencia».

Mociones de Reconsideración

Las Mociones de Reconsideración son aquellas mediante las cuales un presente solicita se incorpore al Orden del Día, un punto en particular, ya sea porque fue deliberadamente omitido por el administrador o porque surgió espontáneamente como consecuencia de las deliberaciones. Esta moción deberá constar en el Libro de Actas conjuntamente con los datos del mocionante, y acto seguido deberá ser votado por los presentes. Si en la disposición de las mayorías reglamentarias del Reglamento de Propiedad no está contemplado, se deberá emitir otra Moción de Reconsideración para decidir la fórmula a emplearse, o asumir, por default, su aprobación por mayoría automática (la mitad + 1) de los presentes.

Una vez aprobada e incorporada al Orden del Día, tendrá valor de aplicación. Esto resuelve muchos casos en los cuales el administrador, ex profeso, omite el ítem: «ratificación o remoción del representante legal del Consorcio y su reemplazo».

Mociones de Orden

Son aquellas que alteran el orden de aparición de los puntos a tratar dentro del Orden del Día. Una vez peticionada por el propietario interesado, quien presida la asamblea deberá poner a disposición de los presentes la aprobación de dicha Moción de Orden o su rechazo, lo cual deberá quedar registrado en el Libro de Actas.

¿Cuál es el rol del Presidente de la Asamblea?

El Presidente de la Asamblea junto con el Secretario de Actas y los responsables para firmar el cierre del acta correspondiente, se nombra apenas abierta la misma independientemente del quórum obtenido.

Una vez designado el Presidente de la Asamblea, su función será la siguiente:

1. Velar por la seguridad del Libro de Actas;
2. Que los presentes respeten el Orden del Día;
3. Que el Secretario de Actas tome nota correctamente de los sucesos y conclusiones;
4. Velar por el decoro de los presentes;
5. Que una vez finalizada la asamblea, los firmantes procedan según lo establecido;
6. Que a posteriori haga llegar el presente libro al administrador si éste no estuviera presente, para que a su vez, e inmediatamente, haga copia de las fojas utilizadas y las haga llegar a los respectivos propietarios según lo establece el Código Civil y Comercial de la Nación y demás normas que regulan el régimen de Propiedad Horizontal (por ejemplo la ley 941 en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires).

Conviene aclarar al respecto que en algunos Reglamentos se designa al administrador para ejercer el rol de presidente de la asamblea, lo cual es lisa y llanamente ilegal.

¿Cuál es el rol del Administrador en una asamblea?

En primer lugar, debemos convenir que la asamblea es «soberana». Y su soberanía se basa en que ningún extraño puede estar presente sin el consentimiento previo de los deliberantes.

No obstante ello, en gran cantidad de reglamentos de propiedad, figura que la presidencia de la asamblea será protagonizada arbitrariamente por el administrador.

De modo que, y por lo visto, el rol del administrador debería limitarse a delegar transitoriamente la guarda del libro ante un responsable (el Secretario de Actas más concretamente), para que los auténticos propietarios del mismo deliberen soberanamente y se lo devuelvan una vez finalizada la asamblea.

Por último, no está demás decir que en algunos consorcios la relación del administrador como mandatario y sus mandantes es buena (lo cual debiera ser la norma y no la excepción) y su presencia e intervención, más allá de la arbitraria imposición reglamentaria, es justa y necesaria.

¿Cómo se nombra o se remueve a un administrador por actas?

Cuando se designa un nuevo administrador, deberá figurar: su nombre y apellido «completos»; documento de identidad; Nº de Registro Público de Administradores si corresponde a la CABA; período de su mandato y qué ocurrirá cuando finalice.

Hay una cláusula «ad hoc» que puede establecerse mediante la cual, en caso de finalizar el mandato y que el administrador haga caso omiso a lo dispuesto, deberá remitir el Libro de Actas al presidente del Consejo de Propietarios o uno de sus miembros, para que convoque nuevamente a asamblea y se evite con esto acefalía. No olvidar que el administrador, cuyo mandato ha finalizado, es responsable de la clave fiscal ante AFIP, SUTERH, sueldos y otras obligaciones legales que el Consorcio tiene para con terceros.

Esto evitará dirimirlo a través de la justicia, evitando grandes perjuicios, molestias entre los propietarios y grandes pérdidas de tiempo y dinero. Cuantos mayores recaudos se tomen, más soberanos se mantendrán los propietarios del Consorcio.

¿Cuál es el rol del Secretario de Actas?

El Secretario de Actas es quien deberá transcribir lo más fielmente posible y con letra clara, todo lo actuado y deliberado en la asamblea, teniendo bajo su responsabilidad y mientras dure su mandato, la guarda del libro mismo.

Cabe recordar que las actas son «actas de manifestación» y de «decisiones».

A. No podrá:
1.- Efectuar tachaduras, enmiendas o sobreescrituras, a menos que haga salvedades correctamente inicializadas, en llamados al pie del acta antes de la firma de los responsables designados;
2.- Poner acotaciones personales;
3.- Negarse a datar constancias solicitadas por algún participante de la asamblea.

B. Deberá:
1.- Transcribir en el libro toda solicitud de constancia textual y verbal a pedido de quien lo solicitase: «que conste en actas que yo digo…» o «que conste en actas que Fulano dijo…»;
2.- Tomar cuenta de las Mociones de Reconsideración y de Orden solicitadas, y transcribirlas si fueron dadas o no por válidas;
3.- Refrendar la firma del presidente de la asamblea;
4.- Llevar el registro de firmas en el marginal izquierdo conforme a presentismo;
5.- Leer ante los presentes todo lo trascripto para su verificación y aprobación.

¿Puede el Secretario de Actas negarse a transcribir un testimonio?

El Secretario de Actas está obligado a ser neutral respecto a la asamblea, aún cuando tiene voz y voto, deberá transcribir textualmente todo cuanto la asamblea se lo solicite. Si fuese el caso de que se presentase algún conflicto entre los asambleístas, éste deberá tomar nota del suceso y, en caso de que cualquiera le solicite dejar constancia ante un agravio u observación, éste no podrá negarse a hacerlo so pena de serle retirado el cargo en el acto por el presidente de la asamblea y designar a cualquiera para que lo reemplace debiendo éste tomar nota del incidente y de la constancia negada.

Toda negativa a dejar constancia por acta de un suceso es considerado «actitud dolosa» sensible de ser penalizada jurídicamente y debiendo resarcir a la persona damnificada.

¿Cómo se cierra un acta?

En el cierre del acta ha de constar que «se levanta la sesión siendo las ‘…’ horas, sin más asuntos que tratar.»

El acta debe ser suscripta (firmada) por dos o más personas previamente designadas para tal fin conforme al Orden del Día.

¿Es lícito que el administrador no entregue copias de las actas?

Nos indica el artículo 1324 del Código Civil y Comercial de la Nación, incisos «i) exhibir al mandante toda la documentación relacionada con la gestión encomendada, y entregarle la que corresponde según las circunstancias; f) rendir cuenta de su gestión en las oportunidades convenidas o a la extinción del mandato…».

También el artículo 2062 expresa «…Al pie de cada acta, el administrador debe dejar constancia de las comunicaciones enviadas a los ausentes, de las oposiciones recibidas y de las eventuales conformidades expresas.»

Ya sea por las reglas del mandato como en el apartado sobre Asambleas de Propietarios, si bien expresamente no se lo sanciona al administrador por no entregar copias, se entiende que el mismo, está obligado a darlas.

En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, el artículo 9° de la ley 941, expresamente obliga al administrador a entregar copias de las actas, bajo pena de sanción: inciso J «Obligaciones del Administrador. En el ejercicio de sus funciones deben: Convocar a las Asambleas Ordinarias o Extraordinarias conforme a los reglamentos de copropiedad, bajo pena de nulidad, especificando lugar, día, temario y horario de comienzo y finalización. En la misma se adjuntará copia del acta de la última asamblea realizada.»

En el artículo 16° se establece: «Sanciones: Las infracciones a la presente Ley se sancionan con:

1. Apercibimiento.
2. Multa cuyo monto puede fijarse entre trescientas (300) unidades fijas y veinte mil (20.000) unidades fijas conforme lo determine anualmente la Ley Tarifaria.
3. Suspensión de hasta nueve (9) meses del Registro.
4. Exclusión del Registro.»

Modelo de Acta de Asamblea

Para que las actas tengan validez, deberán circunscribirse de acuerdo a lo normado por el Reglamento de Propiedad de cada consorcio y en base a las leyes y resoluciones vigentes.

Firmas

1. Titulares: aquellos que pueden acreditar su condición de tal y que se hallen presentes en la asamblea, deberán firmar en el marginal izquierdo del libro a medida que se presenten, aclarando la misma y poniendo a cual Unidad Funcional representan.
2. Apoderados: aquellos que no pudiendo asistir delegasen representación mediante Carta Poder, deberán extender si así se lo solicita, la certificación de firma correspondiente emitida según lo establezca el Reglamento de Propiedad. Cuando firmen el marginal izquierdo, deberán poner: «por poder y en representación de» + la Unidad Funcional. Esto evitará que alguien declare nula la asamblea por doble firma.

NOTA: es de buena práctica cruzar el espacio en blanco del marginal izquierdo donde se firma el presentismo, una vez cerrada la lista para que no se incorporen luego algunas que no correspondiesen.

Muy importante

1. No deberán dejarse actas incompletas y sin firmar.
2. Si una foja no hubiese sido en parte utilizada, deberá cruzarse para evitar que ésta quede en blanco.
3. La letra a emplear deberá ser clara, cursiva o de imprenta cuando la caligrafía del escribiente induzca a confusión, especialmente con algunas letras y números (S-5; u-v; 7-T; 1-L; 2-Z; etc.).
4. Se implementará tinta color fijo, tanto para la colección de actas como para los que firmen dejando constancia, en caso de cambio de tinta, de la razón por lo cual se hizo.
5. No podrá hacerse raspaduras ni borrados, y las enmiendas, testados, entrelíneas y sobrerrayados serán salvados antes de firmarse la inscripción.
6. Los apellidos del inscripto como de las demás personas intervinientes en el acta que inscriban, se inscribirán totalmente en letra mayúscula.
7. Las partículas: «de», «del», «di», «de la» en los apellidos, como por ejemplo «De la Sierra», «Di Pietro», etc. se inscribirán con mayúscula o minúscula conforme figuren en los respectivos documentos que se presentan. Los nombres que llevan las mismas partículas y se impongan al inscripto serán escritos siempre con minúscula, como por ejemplo: «María del Carmen», «María de Lourdes», etc.
8. Todos los nombres y apellidos, aún cuando se escriban con mayúscula, llevarán tilde cuando corresponda.
9. Cuando se cite a algún propietario, corresponde aclarar la unidad funcional a la cual pertenece.
10. En el margen superior izquierdo de cada acta se consignará la firma con aclaración del nombre y apellido de la persona que suscribe más la unidad funcional a la que representa.
11. Si la persona no sabe firmar, corresponderá estampar su impresión digitopulgar derecho junto con el nombre, apellido y datos de identidad por medio de una tercera persona quien, a su vez, deberá firmar y consignar nombre, apellido y datos de identidad.

Lectura y revisión antes de cerrarla

Antes que los propietarios designados firmen al pie de las actas, siempre es recomendable leerlas y reparar que no hayan errores, omisiones, agregados, enmiendas o tachaduras accidentales o intencionales. Si fuera el caso, que exista alguna de ellas, deberán ser «salvadas» consignando la siguiente fórmula:

• Si es Positiva: «donde dice: [el texto observado], lo [enmendado, sobrerraspado, interlineado o tachado] vale».
• Si es Negativa: «donde dice: [el texto observado], lo [enmendado, sobrerraspado, interlineado o tachado] no vale; por lo tanto vale decir: [el valor si es número o la frase correcta]»

Además, los espacios en blanco, deberán ser rayados antes de procederse a la firma del acta.

Anulación de un Acta de Asamblea

Una vez labrada el acta con todos los datos necesarios, el Secretario procederá a su revisión, dando lectura de su texto a los legítimamente interesados, exhibiéndola en caso de ser solicitada, previo a la firma.

Si por alguna causa quedase incompleta alguna acta que no haya sido firmada por los responsables o si dejase sin efecto algún folio en blanco, se dejará constancia de lo circunstanciado explicando las razones que motivan la anulación, por nota en el margen.

Las actas firmadas por los responsables no pueden anularse sino por orden judicial. Por tal motivo, la nulidad de un acta está sujeta a derecho, conforme lo establece el Código Civil y Comercial de la Nación.

Si cierta acta fuera impugnada vía Carta Documento, o la asamblea en sí misma lo fuera como acto jurídico, hasta tanto el juez no se expida, seguirá teniendo vigor lo estipulado.

La Asamblea es la única soberana

En lo que respecta al Consorcio de Propietarios, todo lo volcado en un acta de asamblea tiene carácter de ley siempre y cuando no se oponga a lo establecido en el Reglamento de Propiedad o viole las disposiciones legales vigentes.

Ahora bien, si alguna resolución asumida por más de los 2/3 porcentuales es contraria a lo dispuesto originalmente por el Reglamento de Propiedad, sólo podrá tomarse como válida si se reforma el mismo y se inscribe siguiendo el procedimiento legal correspondiente.

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