Rendición de cuentas y Balance

Como es bien sabido, un Consorcio de Propietarios es un conjunto de propietarios reunidos por el fortuito hecho de tener que compartir un edificio en común. Este hecho, inclusive, va más allá de la tenencia de una propiedad de uso exclusivo sujeta a un bien común, puesto que además de tener que compartir espacios conjuntos deben “convivir” en el mismo.

Por esa misma razón debe entenderse a la Propiedad Horizontal como una entidad carente de toda finalidad como no sea la referida. Es decir que sus propietarios no se reunieron con fines de lucro como pudiera ser una cooperativa de trabajo, una empresa, etc. Ni para hacer beneficencia como una ONG. Pero que sin embargo, y dado a su idiosincrasia, es considerada persona jurídica en tanto y en cuanto contrata servicios, realiza reparaciones, tiene personal a cargo, y responsabilidades civiles y penales como son las que se desprenden de sí como bien inmueble (normas de seguridad, mantenimiento de ascensores y calderas, seguros contra incendio, matafuegos, servicios bromatológicos, accesibilidad, etc.). Todo ello sujeto a obligaciones locales y nacionales.

De modo que para afrontar los gastos de toda esa estructura se necesita recaudar dinero a expensas de todo lo que ello devenga y, para lo cual, se requiere de un representante legal exclusivo que haga a la vez de interlocutor válido jurídicamente ante el Estado y como de administrador de bienes de servicios.

Y esos gastos, afrontados a través de las expensas comunes, requieren del conocimiento mensual de cada uno de los propietarios, lo que se ve reflejado por las liquidaciones de expensas que extiende el administrador. Sin embargo, esto no alcanza, porque como todo el mundo sabe (o debería saberlo), las liquidaciones de expensas pueden ser “dibujadas” hábilmente por medio de diversos artilugios que, en lugar de aclarar a cada uno de los propietarios, los confunde todavía mucho más.

Para evitar eso, el Estado establece la obligatoriedad de llevar rubricado un Libro de Administración pero no especifica cómo debe ser éste.

Presentar el balance

Por lo general, en casi todos los Reglamentos de Propiedad figura un ítem que apunta a una rendición anual de gastos, presentación de balance y plan general de gastos para el año siguiente. Medida que deberá ser llevada a cavo por el administrador en la asamblea General Ordinaria.

Lamentablemente, y a la fecha, no existe una reglamentación a escala nacional que imponga, de hecho, una forma a seguir para esa supuesta rendición de cuentas en donde el administrador presentará un informe de su gestión (el balance) y el plan general de gastos estimativo para el año por venir. Y este hueco jurídico es por donde “se meten” esos administradores corruptos para embaucar a los desprevenidos que, por ser simples propietarios, no tienen la obligación de hacer un taller básico de contabilidad, administración y leyes, debiendo, por lo tanto, delegar responsabilidades hacia un tercero a cambio de sus honorarios.

Y al no existir reglas claras y normativas oficiales la uniformidad en la presentación de dicha rendición de cuentas y balance hace que en muchos casos se informe incorrectamente sobre el desenvolvimiento de un ejercicio contable o (como suelen expresar cínicamente algunos inescrupulosos), que las liquidaciones de expensas sean suficiente prueba de fidelidad contable al no ser observadas por los propietarios, pretendiendo con esto avalar “de facto” una gestión administrativa.

Fácil como respirar

¿Y qué presentan entonces cuando tratan de aparentar seriedad contable?

Muchos administradores a la hora de presentar un balance presentan un panfleto engorroso que bajo ningún aspecto reflejan la realidad de los movimientos líquidos del consorcio.

Y no se trata de administradores inexpertos e improvisados sino de Grandes Empresas administrativas con grandes caudales de clientes, en donde el administrador que pone la firma está debidamente registrado en el Gobierno de La Ciudad de Buenos Aires conforme lo exige la ley 941. Una acto vergonzoso que algún día, esperemos, tenga su justa enmienda.

Y dichos panfletos son de tal envergadura que en muchos casos siquiera están firmados, ni tiene datos de la administración.

Un balance (o rendición de cuentas), mínimamente deberá tener en su encabezado:

Razón social o nombre y apellido del administrador responsable, su Nº de CUIT, Nº de matrícula si está inscrito en el Registro Público de Administradores del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, dirección y teléfono, más otros medios de contacto.

En cuanto a la rendición de cuentas en sí, lo que mínimamente se exige es: transcribir los arqueos de caja del Libro de Caja que forma parte de los 5 libros obligatorios que toda administración debe tener, siempre y cuando corresponda. Esto quiere decir que si el consorcio no tiene encargados ni ascensores hay 3 de ellos que son prescindibles, pero hay 2 que por ninguna razón del mundo pueden faltar: el Libro de Actas y el Libro de Administración (o de Caja), debidamente rubricados.

¿Qué es el Libro de Administración o de Caja?

El Libro de Administración es un sencillo Libro de Caja de 2 columnas que registra el Debe y el Haber diario del Consorcio.

En dicho libro, debe constar, mínimamente: fecha, proveedor, Nº de Factura o Ticket e importe del gasto y Nombre y Apellido, Unidad Funcional e importe del pago de Expensas con sus correspondientes arqueos mensuales.

De modo que lo mínimo que se pide en un balance de gestión es el volcado mes a mes de las entradas y salidas de dinero debidamente arqueado.

Algunos balances van más allá y detallan un inventario de bienes comunes del Consorcio. Que si bien no son valores monetarios declarados, son “bienes” comunes del Consorcio. En muchos casos ha ocurrido que alguien un día dice: “aquí, si mal no recuerdo, había un espejo”; o “había un hermosos florero”, o etc. De esta manera se obliga a la reposición y cuidado de los bienes comunes de los condóminos.

Otro detalle importante que puede incluirse en un balance es el relacionado con los egresos mensuales en gastos de reparación, incluyendo las unidades funcionales afectadas y el importe que representó el arreglo de las mismas.

Este tipo de informe complementario es muy fortuito ya que echa por tierra algunas quejas y especulaciones de que las expensas no son importantes. Imaginémonos qué hubiera sucedido si, en el momento de producirse un daño edilicio, no se hubiese contado con el suficiente dinero para afrontar los gastos de su consiguiente reparación: Cartas Documento, juicios, costas, resarcimiento por daños, etc. Para terminar teniendo que aumentar las expensas por la fuerza y sin si quiera pensar en oponerse.

De modo que cuanto más ilustra un balance, más tranquilidad ofrece a los condóminos respecto a la transparencia administrativa y el resguardo de sus bienes, comunes y particulares.

En definitiva, en tanto y en cuanto no se legisle al respecto, los Consorcios de Propietarios seguirán a merced de inescrupulosos que toman a la comunidad consorcial como cotos de caza cautivos de las leyes (como la 941) que hoy por hoy bajo ningún concepto resguardan los intereses de los usuarios vistos como consumidores finales de bienes y servicios.

Si se siente identificado con alguno de los puntos aquí mencionados o necesita asesoramiento, no dude en consultarnos.