¿Qué significa “administrar”?

En la actualidad los conceptos concernientes a la palabra «administrar» son varios y obedecen a diferente tipo de preceptos ideológicos como así también al área al cual se abocan.

Conforme su etimología latina, la palabra «administrar» está compuesta por «ad» (dirección o tendencia «hacia») y «minister» (subordinación u obediencia), lo cual viene a significar algo así como: «acción que realiza un sujeto por mandato de otro en función de un servicio organizativo».

En Propiedad Horizontal sin embargo, por sus peculiaridades psicológicas e idiosincrasias culturales, administrar es saber hacer por el otro aquello que el otro moralmente no haría pese a su beneficio.

Desde el punto de vista «ideal», y en términos generales, es sencillamente «dirigir» y «organizar» por disposición de otro (u otros) propendiendo al bien común (el del administrador y el del administrado); es decir que tiene la misma connotación que la de «gerenciamiento», pero en la práctica, no siempre se ejerce ni se procura a través de una misma metodología, ni el beneficiario es el que se supone debiera ser.

De modo que podrían clasificarse los siguientes tipos administrativos:

Mediocre;
Negativo;
Positivo.
El tipo «mediocre«, a su vez, se divide en dos categorías:

Por mandato: es aquel mediante el cual el administrador se hace eco del espíritu de los miembros que componen el sujeto jurídico «Consorcio» (su auténtico mandante) y actúa a favor de los intereses de los miembros del Consorcio en detrimento del Consorcio mismo. Esta singular paradoja es la que reina en la mayoría de los consorcios de propietarios de la Argentina porque se confunde el sujeto jurídico del mandante («copropietarios» versus «Consorcio»).
Muchos administradores suelen ser seriamente cuestionados por los copropietarios e inquilinos («consorcistas»), porque en los hechos, muchas veces y con justa causa, el administrador toma partido por el Consorcio y lesiona los intereses particulares de los miembros que conforman el Consorcio mismo. De esta manera, confusa, mezquina y limitada (conforme a lo mandatado), lo obligan a no hacer más de lo que debiera, en procura de hacerlo hacer cada vez menos por una cuestión meramente económica. Esto quiere decir que se lo conmina a afectar los intereses generales del Consorcio en beneficio de los particulares de cada no de sus miembros.

Muy a su pesar, éstos son los típicos «administradores de pobreza».

Contrariando el mandato: es decir que es el propio administrador quien hace menos de lo que se le pide mezquinando el dinero de sus representados como si se tratase de su propio dinero. Estadísticamente representa a una mayoría.

En el tipo «negativo«, el administrador desconoce el objetivo de su mandato y utiliza el poder conferido para hacer negocios de todo tipo e inclusive amparado por las propias leyes nacionales o disposiciones eventuales (Código Civil, Ley 941, Reglamentos de Copropiedad y Administración, etc.). Generalmente son autoritarios, fraudulentos, y dejan los consorcios al borde de la bancarrota. Llamativamente logran sus objetivos gracias al engaño y el respaldo tácito de la famosa «mayoría silenciosa» que hace caso omiso de la democracia y el derecho, en base a tres factores primordiales: ignorancia, comodidad y miedo.

Ya sean del tipo mediocre o negativo, ambos no sólo atentan contra el espíritu administrativo sino que convierten a los propios edificios de propiedad horizontal en un montículo de ladrillos apilados sin valor económico y moral.

Por último, existe una minoría de administradores que bien pueden encuadrarse dentro del tipo «positivo» aunque con ciertas variables. Por lo general, y en la medida de sus posibilidades, procuran cumplir siempre con su mandato en aras del bien común; están cuando se los necesita; siempre tienen una idea innovadora y audaz a disposición de sus mandantes; no hacen de la necesidad un negocio; procuran cumplir y hacer cumplir reglamentos, leyes y disposiciones nacionales y locales; etc. Pero por sobre todas las cosas, saben cuándo delegar funciones, toda vez que los reglamentos se lo permitan y las circunstancias sean las propicias. Esto último es muy importante tenerlo en cuenta porque a veces, por ignorancia, comodidad, especulación o miedo (las cuatro patas del desastre), los copropietarios atentan, sin saberlo, contra los intereses del Consorcio y lesionan, indirectamente, sus propios intereses entorpeciendo el espíritu del mandato. No siempre la «democracia» es bien entendida y exige de un buen gerente (de hecho, el administrador lo es), cierta actitud inquebrantable, lo cual se la confunde con autoritarismo.

“Ser o no ser” idóneo
De modo que «administrar» —siguiendo con la tesis anterior—, además de representar el bien común representa todo un arte: el arte de la idoneidad. Ya que axiomáticamente, administrar es decidir con anticipación lo que se pretende lograr, cuáles herramienta serán las más aptas, y cómo se va a lograr todo objetivo, sea éste a corto, mediano o largo plazo, delegando o sin delegar.

Sin embargo, y desafortunadamente, para algunos no pasa de ser la imposición arbitraria de las propias voluntades y necesidades por sobre la voluntad y necesidad de los demás, es decir de su mandante y representado: el Consorcio. Lo cual es un hecho grave, puesto que el administrador de propiedad horizontal, a efectos de la ley, no es más que un simple mandatario que actúa en nombre del Consorcio, debiendo hacer por éste aquello para lo cual fue mandatado.

En este sentido, el artículo 1905 del Código Civil argentino es bien explícito, puesto que el mandatario, «debe circunscribirse en los límites de su poder, no haciendo menos de lo que se le ha encargado», y agrega: «La naturaleza del negocio determina la extensión de los poderes para conseguir el objeto del mandato».

¿Y cuál es la naturaleza «ideal» del negocio en un Consorcio de Propietarios? El «bien común». Que no excluye al mandatario, ni al mandante, ni al objeto del propio mandato.

De esta manera se creará una sinergia en donde «todos» saldrán beneficiados en la medida que unos y otros apuntalen la institución de la Propiedad Horizontal.

En este sentido podríamos decir entonces que la administración es la conducción moral y racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento. Sin embargo, la mayor dificultad estriba en la confusión jurídica y psicológica de los que componen el sujeto jurídico «Consorcio», que como un «todo», es más que la suma de las partes. Esto quiere decir que por regla genera los integrantes nucleares del todo consorcial creen que son ellos los mandantes y se atribuyen facultades que no les son propias. Esto se ve claramente reflejado en los confusos choques de poder que se generan entre e administrador y los vulgarmente denominados «Consejos de Administración» («Consejo de Copropietarios» en todo caso), en donde muchas veces éstos confunden roles y arbitrariamente imponen «órdenes» al administrador, basándose en una supuesta representación natural, toda vez que fueron elegidos soberanamente por los presentes en una asamblea.

¿Negocio, servicio o qué?
Además de lo anteriormente expuesto, también podemos decir que existen dos maneras diametralmente opuestas de entender el concepto de administrar un Consorcio de Propietarios:

la primera, la más común, toma el concepto de administrar como un simple fin comercial y subordina al Consorcio respecto a los intereses del administrador, independientemente de que quien administre cobre por hacerlo o lo haga ad honorem;
la segunda —en cambio— y conforme a lo establecido por el Código Civil argentino respecto al mandato, subordina al acto administrativo en base al servicio mismo: el beneficio económico del administrador (cuando no es ad honorem) es la consecuencia (y no un fin en sí mismo) de brindar servicio gerencial a su administrado (el Consorcio), cubriendo las necesidades particulares y generales del mismo, aún cuando en vista de su fiel cumplimiento, puedan afectarse intereses particulares (mas no generales) de los integrantes nucleares del órgano consorcial.
En esta circunstancia, la administración ad honorem casi siempre encuentra enorme resistencia por parte de los núcleos consorciales (sus vecinos), puesto que en el inconsciente colectivo no cabe posibilidad alguna de que alguien brinde servicio por una simple razón humanitaria y en vistas del bien común («Haz el bien sin mirar a quién»).

El eje de las necesidades
En la primera, las necesidades de los copropietarios están subordinadas a las prerrogativas de los administradores de turno toda vez que los primeros son vistos exclusivamente como «clientes». Si al administrador le conviene las cubre y si no le conviene, las relega a un segundo plano o directamente las ignora o desestima.

La segunda —y contra toda una cultura predominante—, entiende que se trata con necesidades «humanas» y no con cosas o entidades que generan sólo ganancia.

Es el administrador quien debe satisfacer las necesidades de sus administrados en carácter de mandantes y no éstos quienes satisfagan las de su mandatario. En muchos edificios ocurre esto y las consecuencias saltan a la vista: defraudación y estafa por administración infiel; accidentes graves (desprendimiento de mampostería, explosiones por acumulación de gas, caída de balcones y objetos, ascensores en mal estado, etc.) que pudieron ser previstos y no lo fueron; asociación ilícita alrededor de los morosos; etc.

De lo antedicho, las noticias dan cuenta a diario de muchos de los problemas que aquejan a un consorcio y en lo cual los únicos damnificados son «todos» los consorcistas.

Administrar entonces, no es sólo recaudar. Recaudar, no es sólo cobrar expensas. Administrar es atender las necesidades de todos y cada uno de los integrantes de un Consorcio de Propietarios como así también las necesidades del propio edificio y las del ámbito social en donde éste se encuentra ubicado. Porque una vereda en mal estado (ordenanza Nº 33721) no es sólo un problema menor del frentista dado el alto riesgo que esto significa para terceros, por sólo citar un ejemplo.

Lo particular y lo general
Como todo el mundo debiera saber, en un Consorcio de Propietarios están generalmente reflejados varios tipos de intereses que van desde lo particular hacia lo general.

Los particulares: son aquellos atinentes a las necesidades de cada uno de los habitantes de un Consorcio (copropietarios y sus familiares, inquilinos, mascotas, encargados y administrador). Un caño que se rompe por debajo del piso de una unidad funcional, por lo general afectará a la unidad del piso inferior sin que por ello el propietario del piso superior se de por enterado; sea respecto al daño como de su magnitud. Si ante la «necesidad» de reparar el daño media la buena voluntad no habrá problemas; pero no siempre las cosas son como debieran o como serían de esperar y entonces, en vez de colaborar, sea por ignorancia, comodidad, mezquindad o miedo, el vecino se convierte en el mayor de los obstáculos.
Los generales: siguiendo con el ejemplo anterior, los obstáculos que el propietario del piso superior pudiera imponer a la administración para cumplir con sus obligaciones, generará daños colaterales al propio Consorcio, el que se verá obligado, por intermedio del administrador, a hacerlo entrar en razones y obtener su solidaria colaboración para evitar daños colaterales que pudieran atentar, sea contra el propietario damnificado, como así también la estructura edilicia que es un bien de todos los copropietarios.
A veces los intereses particulares chocan entre sí, se contraponen (los de un copropietario con respecto a otro) como también sucede con respecto a los intereses generales (los del propio Consorcio) en relación a los de un copropietario en particular y viceversa. Y bajo este concepto, la función del administrador debiera ser (en general y por desgracia no lo es) la de mediar entre las partes en conflicto, ofreciendo mecanismos adultos y responsables que permitan dirimir supuestas diferencias y evitar, por este medio, la vía judicial que tan dañina resulta ser para el conjunto propietario.

Los 4 pilares
El universo consorcial se apoya básicamente sobre 4 pilares fundamentales: lo legal, lo arquitectónico, lo contable y el factor humano. Pero desgraciadamente, para la mayoría de los administradores de consorcios, este último aspecto prácticamente queda relegado a tal punto que para muchos, siquiera existe. «Siquiera existe para la ley». Y es tan así que cuando en 1948 se creó la ley 13.512 se hizo en base adaptar la propiedad colectiva de acuerdo al auge del industrialismo predominante de la época. De ahí que el propio Dr. Osvaldo Loisi, presidente de la Fundación Liga del Consorcista, en su libro «Todo sobre consorcios» los denominara «conventillos modernos».

Eficiencia vs. Ineficiencia
Cuando en el 2001 el ex presidente De la Rúa tuvo que claudicar, en una radio se entrevistó a un antiguo docente en Harvard de Domingo Cavallo, quien dijo que éste era un mal administrador. Sorprendido el periodista le pidió que argumentara su postura y éste dijo que un buen administrador prevé eficientemente los alcances y consecuencias de su gestión al contrario que un mal administrador que corre detrás de los acontecimientos. El primero es previsor en tanto el segundo es coyuntural. Y agregó que la diferencia entre ser eficiente o no serlo residía en la capacidad de adelantarse a los acontecimientos. «Bueno», dijo; «si hablamos de incendios, Cavallo es un mal bombero».

Estas definiciones sobre la eficiencia, sumadas a la «honestidad» que debe prevalecer en toda relación contractual basada en la confianza, son las que distinguen a un buen administrador de otro malo; puesto que lo que el administrado busca es alguien que le cuide sus espaldas.

Todos estamos en el mismo barco
Pero de nada sirve que un Consocio de Propietarios tenga un buen administrador si por el contrario tiene malos copropietarios o un Consejo de Propietarios que cree tener facultades que no le corresponde y que, por haber sido designado por asamblea, puede obligar a administrador a convertirse en mero títere de sus equívocas prerrogativas, aún, cuando esto sea en nombre del bien común. Esto quiere decir que la administración la hacemos entre todos: administrador, consejeros, copropietarios, encargados, proveedores, inquilinos, parientes consorciales, etc.

Y para garantizar una buena gestión administrativa, muchas veces, el administrador inteligente se vale de los Consejos de Propietarios que hacen las veces de «nexo» entre las partes amén de custodiar lo que por derecho natural le es propio: el edificio, en la parte que les corresponde.

Entender y hacer entender que «TODOS» estamos en el mismo barco, es una tarea difícil pero no imposible.

Lo cual lleva a actuar de forma conjunta con los Consejos de Propietarios de cada Consorcio cumpliendo, y haciendo cumplir, lo dispuesto por la el Código Civil y Comercial de la Nación, los Reglamentos de Copropiedad, ley 941 (CABA) y toda otra ley sujeta a la vida consorcial como así también lo dispuesto por actas de asamblea.

Definiciones de “administración”
Independientemente de lo expresado, existen muchas otras definiciones del concepto administrativo.

«Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos.» (Henry Sisk Mario)
«Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado.» (José A. Fernández Arena)

La administración es ciencia y técnica. La técnica de la administración de consorcios entonces, implica aceptar la existencia de algunos medios específicos utilizables en la búsqueda del funcionamiento «eficaz» y «eficiente» de las organizaciones edilicias constituidas en base al régimen de Propiedad Horizontal, incluyendo principios, normas y procedimientos que permitan una conducción racional de este tipo de entidades.

A lo largo de toda la historia, la administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización humana y la administración de consorcios no escapa a la regla. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de control de actividades (contables, financieras, legales y o de marketing) y de toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos —cualquiera fueran— de manera eficiente, es por esto que han creado estrategias y métodos que se lo permitan.